Управление на проекти по правилния начин

Те понякога забравят, че основният ресурс, с който работят, са хората. А хората са човешки същества, с чувства, мисли, възможности, качества и недостатъци. И най-вече – те искат с тях да се отнасят като с човешки същества. Затова, спрете да наричате екипа си „ресурс“. Да, Вие се занимавате с управление на проекти и разпределяте задачи, но не трябва да използвате хората, за да ги изпълняват. Вие трябва да ги молите да разрешат предизвикателствата, пред които е изправен всеки проект.

Как да планирате проектите?

Основно предизвикателство пред управлението на проекти е да се уверите, че всеки член от екипа Ви има достатъчно задачи и че работи по тяхното изпълнение, като в същото време не е претрупан с прекалено много задължения.

Този баланс се постига трудно - особено, когато проектите изискват различни умения по различно време.

Първото и най-базово нещо, което трябва да направите е да въведете система за проследяване на проектите и времето, с което членовете на Вашия екип разполагат. Основната Ви цел е да спазите крайните срокове, знаейки, че екипът Ви ще може да изпълни всички задачи. Това може да изглежда проста задача, но често е доста трудна за изпълнение, тъй като проектите се променят, личните графици на Вашите хора се променят, идват нови задължения и др.. Но въпреки всичко, това не е невъзможно предизвикателство. Всъщност, дори и една таблица в Ексел, може да се окаже достатъчна, особено ако управлявате малък екип. Тя може да съдържа следната информация:

• Име и кратко описание на проекта.
• Имената на всички хора, с които работите.
• Очаквано време за изпълнение на проекта и индивидуалните задачи.

Какво трябва да вземете предвид, когато предвиждате задачите на всеки член от екипа?

• Графикът трябва да се прави седмица за седмица, за да се избегне объркване.
• Винаги вземайте предвид другите ежедневни задължения на членовете на Вашия екип, като срещи, вътрешни задачи и др..
• Запомнете, че часовете не трябва да надвишават стандартната работна седмица от 40 работни часа. 32 часа на седмица са добра цел.
• Попитайте членовете на екипа си дали са съгласни с Вашите прогнози - т.е. дали ще могат да изпълнят задачите в срок.

Съвпадение между умения и проекти

За да сте сигурни, че екипът Ви ще работи с пълния си потенциал по проекта, трябва да разберете какво мотивира всеки един от неговите членове. Ето няколко неща, които можете да вземете предвид:

Интереси: Ако някой от Вашия екип обожава бира, например, защо не го включите в проекта за изработка на новия сайт за бира? Разбира се, невинаги ще можете да сложите интересите на първо място, тъй като трябва да правите неща, които са добри за компанията и бюджета, но е добра начална стъпка.

Умения: Трябва да се запознаете с работата на всеки член от Вашия екип, с неговите качества и силни страни. Някой може да обича бира много, но дали притежава нужните умения за изработка на сайт?

Променящи се графици: Проектите винаги се променят. Тази седмица знаете, че работите при точно установен краен срок, докато следващата седмица нещата са се променили, поради решение на клиента, нуждите на проекта или някаква друга причина. Трудно е да предвидите кога ще се случи такава промяна, но когато тя се случи, трябва да знаете как ще запълните нечие време с допълнителни задължения.

Празници: Обикновено хората си вземат допълнителни почивни дни около празниците. Имайте го предвид!

Отпуски: Чудесно е да знаете за отпуските предварително. Но в никакъв случай не допускайте да станете проджект мениджъра, който казва „Знаеш, че крайният срок е …. . Затова, няма как да излезеш в отпуска по това време.“

Болнични: Вашите служители са хора, а това означава, че един ден се чувстват добре, а на другия – не. Винаги трябва да имате резервен план.

Не забравяйте за клиентите!

Имайте предвид, че клиентите не винаги притежават всички нужни качества. Обикновено, проблемите са свързани с организационните умения и уменията за управление на времето. За да избегнете подобни пречки, трябва да планирате следните неща:

• Срещи. Ще имате първоначална среща, последващи срещи, ревюта.
• График. Трябва да накарате клиента да доведе правилните хора в правилния момент.
• Обратна връзка. Трябва да съберете мненията на всички заинтересовани страни, за да сте сигурни, че няма противоречащи си мнения.
• Изпълнение на решения. Трябва да следите дали се вземат нужните решения, за да може проектът да продължи.
• Ежедневни имейли, срещи. Постоянно ще изникват въпроси и молби, и ще трябва да осигурявате навременни отговори.

Ако работите с клиент, който няма добри умения по управление на проекти, трябва да му помогнете да планира времето си – например, с имейли или доклади. Запомнете, че клиентите са заети хора и искат проектът да върви гладко. Помогнете им да получат каквото искат. 

Заключение

Управлението на проекти е трудна задача. За да се улесните, следвайте съветите, които Ви дадохме, и ще приключвате проектите си в срок и без големи сътресения.

Източник: alistapart.com.