Управление на промяната в организацията

Според проучване на IBM Global Business Services, едва 41% от проектите, свързани с управление на промяната, са успешни. Според същото това проучване, основните причини за неуспеха на проектите, са т.нар. „меки“ фактори, като отношението на служителите към промяната, липсата на подкрепа от страна на висшестоящото ръководство, корпоративната култура, честната и навременна комуникация, ефикасните обучителни програми и др..

Ако всички тези фактори не бъдат адресирани правилно, приемането на промяната няма да се реализира. За да се случи тя, екипът, отговорен за нейното управление, не може и не трябва да работи самостоятелно. Той трябва да си кооперира с проджект мениджърите, техническите екипи и хората, които се грижат за бизнес страната на проекта.

За да бъде промяната приета, тя се нуждае от емоционално задвижване. Интелектуалната страна може да осигури временна воля за нейното приемане, но ако не успеете да ангажирате хората емоционално, усилията Ви ще бъдат напразни. Трябва ясно да им покажете нуждата от промяна, какъв е проблемът, който се опитвате да разрешите или предимствата, които искате да спечелите. Ако служителите във Вашата компания разберат, че е нужна промяна, това ще окаже влияние върху емоциите им и мотивацията им.

Етапи на приемане на промяната

В зависимост от напредъка, с който служителите в организацията приемат промяната, могат да бъдат оформени 5 основни етапа.

Неинформираност

В началото на процеса по приемане на промяната заинтересованите страни се намират в този етап. Те имат малко или никакви знания за промяната. Но това е нормално, тъй като все още не са се запознали с нея.

Информираност

По време на този етап, заинтересованите страни знаят, че промяната вече се случва, но не я разбират напълно. Те знаят за какво се отнася тя, защо е нужна, какви са нейните основни предимства и времето за нейното изпълнение. Но не разбират ролята си в нея, какво ще е влиянието ѝ върху техните конкретни задължения и върху задълженията на целия отдел.

Разбиране

Тук заинтересованите страни придобиват задълбочено разбиране за промяната. Те научават какво влияние ще окаже тя върху организацията, техния отдел и конкретните им работни задължения. Разбират как ежедневната им работа ще се промени и кои ще са новите им отговорности.

Проучване

Етапът на проучване е вълнуващ и натоварен период от процеса по управление на промяната. Едва сега хората усещат реалното въздействие на промяната. Най-вероятно, някои от тях ще участват в тестването ѝ, ще ходят на допълнителни обучения и ще упражняват новите си умения. Сега е моментът, в който заинтересованите страни разучават промяната в безопасна обстановка и това им помага да усетят напълно нейното въздействие в реалността.

Приемане

По време на този етап, хората започват да използват новите бизнес процеси и инструменти в ежедневните си задължения. Изпълняват новите си роли и задължения и се откъсват от стария си начин на работа. В края на този етап те няма да възприемат начина, по който работят за промяна. Това ще бъде новото им статукво.

Оценка на въздействието на промяната

Оценката на въздействието на промяната идентифицира какво влияние ще окаже промяната върху технологиите, процесите и служители. Обърнете внимание, че влиянието може да бъде както положително, така и отрицателно.

1. Влияние върху технологиите

За да оцените влиянието на промяната върху използваните в организацията технологии, можете да съставите списък с 5-10 предимства, които искате да постигнете чрез промяната. Срещу всяко едно от предимствата попълнете технологиите, които използвате в момента, за да ги реализирате. Ако не използвате технологии, посочете ръчните инструменти – хартиени формуляри и папки. В последната колона от Вашата таблица посочете всички нови инструменти и технологии, които ще бъдат въведени, като част от промяната.

Разгледайте списъка с настоящи и нови технологии и помислете как всеки един от посочените инструменти Ви помага да постигнете изброените ползи.

2. Влияние върху процесите

Повечето промени несъмнено оказват въздействие и върху бизнес процесите. Ако успеете да ги идентифицирате, това ще Ви помогне да създадете учебната програма и комуникационния план.

За да определите къде ще се случат тези промени, трябва да разберете разликата между два основни вида бизнес процеси – текущо състояние (as-is) и бъдещо състояние (to-be). Първият вид бизнес процеси включват всички стъпки, които се изпълняват, за да бъде завършен процесът. Бъдещото състояние показва стъпките, които ще трябва да бъдат изпълнени за завършването на същия процес, но след въвеждането на промяната.

3. Влияние върху служителите

Последната стъпка е да разберете как промяната ще се отрази на хората в организацията. Важно е да идентифицирате както положителните, така и отрицателните ѝ страни. Положителните въздействия създават възможности за хората – обучение на служителите, мотивация на служителите, повишение на производителността, автоматизация на части от работния процес и др. Негативните въздействия създават бариери и затрудняват хората в приемането на промяната. Примери: допълнителни задължения, нови организационни структури и др..

Запишете електронен курс " Управление на промяната", в който ще можете да се запознаете какво представлява промяната в организацията, кои са участниците и заинтересованите страни, кои са комуникациите, които текат между участниците, как се идентифицират проблемите и как се решават.